Quer saber como organizar um evento para ter sucesso com a estratégia? Um dos primeiros passos para isso é definir bem o seu público-alvo! Conhecendo o perfil e os interesses dos convidados, a chance de bons resultados com o evento é ainda melhor.

A organização da data passa por diversas etapas. Além da definição do público-alvo, é preciso contar com bons fornecedores, ter planejamento para entregas e prazos, investir em estratégias de comunicação e divulgação, entre outros processos.

Quer entender mais sobre o assunto? Então continue a leitura e veja as nossas dicas!

Como definir o público-alvo do evento?

Antes de mostrar como organizar um evento, vamos falar como definir o público dele. É muito importante que essa etapa seja feita corretamente, pois isso guiará as decisões sobre data, horário, ferramentas de comunicação, ações no evento, entre outros.

Na fase de planejamento, é necessário definir qual o objetivo com a estratégia e qual o grupo de pessoas que você pretende alcançar. Se for um evento corporativo, por exemplo, ele será voltado para todos os funcionários da empresa ou para áreas específicas?

Analisar bem o perfil do público será imprescindível para o sucesso do evento. Alguns fatores para considerar sobre as características do grupo são:

• faixa-etária;
• gênero;
• escolaridade;
• renda;
• localização;
• principais interesses;
• hábitos;
• redes sociais que mais utiliza.

Essas e outras informações ajudarão você a entender o perfil do seu público. Dessa forma, será possível definir atrações, atividades, brindes e estratégias de comunicação mais alinhadas com os interesses e expectativas dessas pessoas.

A dica para chegar nesses dados é estabelecer uma persona — um personagem fictício que apresente as características do seu público, incluindo hábitos, idade, profissão, interesses, entre outras informações. Para isso, você pode analisar o perfil das pessoas interessadas em eventos parecidos, fazer pesquisas ou conversar com uma audiência potencial.

Segmente o seu público-alvo

É preciso ter em mente que dentro do nicho definido existem pessoas com idade e interesses diferentes. Nesse sentido, outra dica importante é fazer a segmentação do público-alvo, especialmente se o objetivo do evento é alcançar um grande número de pessoas.

Com a estratégia será possível direcionar melhor as ações de divulgação, escolhendo os canais de comunicação mais alinhados com cada nicho.

Principais passos para organizar um evento para o seu público-alvo

Com o público-alvo definido, chegou a hora de descobrir como organizar um evento adequado para ele. Veja, a seguir, os principais passos para isso.

Estilo e atrações do evento

Existem diversos formatos de eventos e a escolha dependerá dos objetivos com a ação e do perfil do público. Um passo essencial para o sucesso da data é definir o estilo do evento e as atrações mais alinhadas com o perfil dos convidados.

Um evento interno para funcionário de RH, por exemplo, pode ter palestras de profissionais do setor, workshop, entre outras ideias. Já para um evento com foco em motivação, ter atrações mais lúdicas, como a presença de personagens, dinâmicas e jogos, pode ser uma estratégia interessante para alcançar o objetivo.

Estabelecer uma programação atrativa é uma atitude fundamental para despertar o interesse da audiência. Portanto, tenha isso em mente ao escolher palestrantes, atrações, apresentações, etc.

Orçamento

Antes de começar a executar o evento, é necessário estabelecer um orçamento para ele. Avalie qual o valor poderá ser investido para isso e faça uma estimativa de custos.

Ao ter esse teto estabelecido, você poderá escolher local, fornecedores e atrações alinhados com o perfil do público e com custos que estejam dentro do orçamento.

É importante dar atenção ao orçamento para que o evento não ultrapasse o montante e não dê prejuízos. Tenha uma planilha financeira para controlar os custos, procure obter descontos em pagamentos à vista e tente negociar com os seus fornecedores.

Os recursos financeiros para a realização de um evento podem vir de patrocinadores, por exemplo. Nesses casos, não esqueça de implementar uma estratégia para despertar o interesse dessas empresas pela ocasião.

Uma das dicas sobre como organizar um evento nesse formato é demonstrar os benefícios ao patrocinar o seu evento, como relacionamento com o público e divulgação da marca, além de disponibilizar cotas de patrocínio e oferecer vantagens e diferenciais aos patrocinadores masters.

Data, horário e local

Uma das primeiras decisões no planejamento do evento é sobre data, horário e local, sempre considerando os interesses e perfil do público.

A escolha da data dependerá do estilo do evento e pode impactar bastante no orçamento. Festas sociais, como comemoração de final de ano da empresa, costumam acontecer sexta-feira ou sábado, como esses dias são mais concorridos, o valor da locação é mais alto. Se você quiser reduzir os custos do evento, dê preferência por dias menos concorridos.

Outra dica sobre a escolha da data é evitar o agendamento próximo a eventos semelhantes. Além disso, vale ficar de olho em feriados e festividades como Carnaval, Páscoa e Natal que podem afetar a presença dos convidados.

Quanto ao local, o espaço deve ter capacidade e infraestrutura adequada para o número de pessoas esperada para o evento. Ao visitar os locais, analise a capacidade do estacionamento, se há serviços de valet, facilidade de acesso com carro, táxi ou transporte público, limpeza do local, climatização, acessibilidade, segurança, entre outros itens.

Fornecedores

A escolha dos fornecedores deve ser feita de forma adequada para evitar problemas com itens de baixa qualidade e atraso na entrega, por exemplo.

Além do preço, ao selecionar as empresas parceiras que estarão no seu evento, é fundamental verificar a reputação dela, experiência no mercado e opiniões de outros clientes. Essa atitude cuidadosa evita imprevistos que podem afetar a experiência do público.

Uma dica importante é evitar escolher fornecedores com urgência. Ao fazer o planejamento do evento, defina um prazo adequado para essa etapa, dessa forma você terá mais opções, conseguirá analisar os fornecedores com mais cuidado, negociar condições de pagamento, entre outras tarefas.

Cronograma

Outra dica sobre como montar um evento é ter um cronograma. A ferramenta ajudará a acompanhar a execução de cada item planejado, incluindo entrega de mobiliário, produção de brindes, ações de divulgação e estratégias de pós-evento, como relatórios e pesquisas de satisfação.

Ao montar o cronograma, inclua cada item do evento, o responsável por ele (equipe interna ou fornecedor) prazo de entrega, pagamento, entre outros detalhes. Com essas informações organizadas será mais fácil acompanhar a realização das etapas e minimizar atrasos e imprevistos.

Ter um cronograma, ou checklist, também ajudará a acompanhar a montagem no dia do evento, entrega de comidas e bebidas, chegada de fornecedores, recepção dos convidados, realização das atividades e atrações de acordo com a programação, etc.

Divulgação do evento

Para ter sucesso com o evento, ele precisa alcançar o público esperado. Dessa forma, é essencial ter uma boa estratégia de divulgação.

Ao analisar o perfil do seu público-alvo, será possível definir as melhores formas de comunicação, incluindo o tom da mensagem, estilo das peças de comunicação, canais de divulgação, etc.

Muitas ferramentas para divulgação de eventos são digitais, portanto, é necessário avaliar cada uma delas e montar uma estratégia ampla de alcance, que pode incluir anúncios online, envio de e-mail marketing e divulgação em redes sociais, por exemplo.

Agora que você entendeu como organizar um evento para o seu público-alvo, poderá criar ações com resultados positivos. Contudo, não esqueça que para ter sucesso com a iniciativa é muito importante ter planejamento e contar com bons fornecedores.

Gostou das dicas? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Escreve para gente!