Para ter um evento de sucesso é importante contar com bons parceiros. Esses parceiros são fornecedores que irão ajudar na execução do seu evento em diferentes áreas, como montagem, alimentação, divulgação, cobertura fotográfica, entre outras.
A organização de um evento de sucesso exige uma equipe capacitada trabalhando para escolher cada item com atenção e garantir uma execução adequada. Diante disso, é imprescindível ter planejamento e contar com bons profissionais.
Quer saber mais sobre organização de eventos e entender como a MovenGo pode ajudar no sucesso da data? Então continue a leitura!
Principais passos para organizar um bom evento
Planejamento é fundamental para ter um evento de sucesso. Dessa forma, será possível escolher fornecedores, local do evento, data e horário com atenção, definir a programação do evento, fazer divulgação, entre outros pontos. Contudo, para que todas as etapas aconteçam de forma satisfatória existem alguns pontos primordiais que devem ser definidos logo no início da estratégia.
Objetivo com o evento
Um dos principais passos para organizar um bom evento é ter o objetivo bem definido. É importante saber quais pessoas se pretende alcançar e quais os resultados almejados.
Procure estabelecer objetivos específicos, assim será mais fácil analisar e mensurar os resultados depois. Ao ter objetivos e metas definidos, os organizadores poderão passar para as próximas etapas, como definição do formato do evento, programação, entre outros detalhes.
Algumas dicas para definir o objetivo do evento são: definir objetivos claros e realistas, propor metas mensuráveis e alinhar os objetivos com as necessidades da empresa ou equipe. Por exemplo, se a equipe está com problemas de motivação, a empresa pode planejar um evento com objetivo de melhorar isso.
Os objetivos e metas também podem ser voltados para aumento na venda de produtos ou serviços, divulgação da empresa, melhora no relacionamento com clientes ou funcionários, etc.
Perfil do público-alvo
Outra informação essencial é o perfil do público-alvo. As pessoas têm interesses distintos e é preciso segmentar o seu público por idade ou região, por exemplo, para criar ações atrativas para cada grupo.
A avaliação do público-alvo fornecerá um direcionamento mais adequado na definição do estilo do evento, atrações, brindes e estratégia de divulgação. Sendo assim, essa etapa não deve ser deixada de lado.
Caso os organizadores não tenham o perfil do público-alvo, isso pode ser feito por meio de pesquisas e questionários com público potencial, análise de fatores comportamentais e hábitos do público de interesse, entre outras estratégias.
Orçamento
Outra etapa essencial para a realização de um evento é a definição do orçamento e o levantamento de recursos. É necessário ter um montante definido para o investimento, por isso, os produtores do evento devem levantar uma estimativa de custos, considerando o estilo do evento, espaço, quantidade de convidados, entre outros itens.
Também é preciso definir a fonte do recurso. O evento será custeado pela empresa ou por um setor específico? Terá venda de espaço para expositores, cobrança de ingresso, patrocínio?
Essas perguntas devem ser respondidas com antecedência para criar um plano de ação efetivo. Uma feira de negócios, por exemplo, depende da venda de espaço para expositores, nesse caso, será necessário apresentar as vantagens para essas empresas para conseguir vender os espaços.
Após definir o orçamento do evento, controle os custos com atenção para que a contratação de fornecedores, locação de espaço, compra de brindes, entre outros itens fiquem dentro do planejado. Ter uma planilha ou um programa para gestão financeira pode ajudar a controlar o valor de cada contrato e prazo de pagamento.
Fornecedores
Independentemente do porte do evento, a realização da data necessita de diversos fornecedores, desde empresa de alimentação à serviços de segurança e limpeza.
Como são muitos serviços e itens envolvidos, o sucesso da data depende da escolha de bons fornecedores para garantir itens de qualidade e minimizar atrasos na entrega. Já pensou contratar uma apresentação artística para a recepção dos convidados e a equipe chegar atrasada? Ou ainda ter problemas com fornecedores de alimentação e bebidas e servir itens fora da temperatura ideal?
Contar com um fornecedor que você tem confiança minimiza os riscos de falhas, além disso, você consegue negociar melhores condições de prazo e pagamento. Por isso, é importante ter uma boa gestão de fornecedores e manter um relacionamento ativo com eles.
Como escolher um bom fornecedor para o seu evento
Como dito anteriormente, a escolha de bons fornecedores é essencial para o sucesso de um evento, afinal, ter profissionais capacitados trabalhando no seu evento minimiza imprevistos e garante uma melhor experiência para o seu público. Veja, a seguir, como conseguir isso!
Defina os itens e serviços necessários para o evento
Independentemente do porte ou estilo do evento, geralmente, é necessário contratar alguns fornecedores. É comum a contratação de empresas para alimentação dos convidados, produção de brindes, elaboração de peças de comunicação, entre outros itens.
Fazer um levantamento das necessidades do evento é uma etapa essencial antes da escolha dos fornecedores. Os itens são diversos e irão depender do estilo e do tamanho do evento. Alguns exemplos disso são:
● alimentação;
● cobertura fotográfica e vídeo;
● brindes;
● recepcionistas;
● locação de mobiliário e decoração;
● limpeza;
● segurança;
● criação de peças gráficas;
● locação de equipamento audiovisual;
● atrações para o evento.
Avalie as características da ocasião, o que será feito internamente e quais itens precisarão de fornecedor. Com a lista em mãos, veja se existem fornecedores parceiros da empresa ou busque opções no mercado.
Pesquise com antecedência
Não deixe a escolha dos fornecedores para a última hora. Fazer isso com urgência reduz as opções no mercado e aumenta os riscos.
Ter tempo para buscar fornecedores será significativo para comparar empresas do mesmo segmento. Dessa forma, você poderá escolher a alternativa que oferece o melhor custo-benefício e competência.
Além disso, é importante realizar a pesquisa com antecedência, especialmente em épocas mais concorridas, quando a agenda dos bons fornecedores fica cheia mais rápido.
Faça comparativos
É bastante arriscado contratar a primeira empresa que você encontrar em suas pesquisas. Portanto, a recomendação é buscar opções no mercado e fazer comparativos. Além do preço, observe a reputação da empresa, experiência, condições de pagamento, opiniões de outros clientes sobre pontualidade, qualidade dos itens oferecidos, atendimento, etc.
Outro fator para considerar é se o fornecedor atende mais de uma necessidade do seu evento, pois isso pode facilitar a organização da data. Algumas empresas no mercado tem expertise para executar diversas atividades do setor de eventos, como logística e contratação de terceiros, locação de mobiliário e decoração, foto e vídeo, entre outras.
Avalie os preços
As propostas dos fornecedores devem ser condizentes ao praticado no mercado e coerentes com a experiência e reputação deles, portanto, desconfie de preços muito baixos.
Ao selecionar os fornecedores é recomendado analisar, pelo menos, três propostas para encontrar o melhor custo-benefício. Caso os valores estejam acima do orçamento, é interessante negociar com o fornecedor desconto para pagamento à vista ou fazer uma contraproposta que caiba no seu orçamento.
Faça um contrato
Na correria da execução do evento, alguns produtores podem acabar deixando o contrato de lado. Contudo, isso pode ser um risco!
É necessário formalizar a contratação do serviço ou produto para evitar imprevistos e proteger a empresa em caso de problemas na entrega. O contrato deve apresentar os dados do fornecedor e do contratante, descrição dos serviços prestados, prazo de entrega e forma de pagamento.
Tenha empresas parceiras
Ter empresas parceiras trabalhando no seu evento é uma boa estratégia para minimizar imprevistos, uma vez que você já conhece a qualidade dos serviços prestados. Sendo assim, procure manter um bom relacionamento com os seus fornecedores e realize os pagamentos de forma adequada para manter a parceria com profissionais qualificados.
O que a MovenGo pode fazer pelo seu evento
Agora que você já entendeu a importância de ter bons fornecedores, vamos falar sobre como a Moven’Go pode ajudar no sucesso do seu evento!
A empresa tem forte atuação no mercado realizando ações promocionais e eventos em feiras, estandes, congressos, entre outros formatos. Além disso, uma das vantagens em contar com a Moven’Go é ter atendimento para diferentes necessidades do seu evento, do casting à ativação.
Produção de eventos, ações publicitárias e ações promocionais
A Moven’Go realiza gestão de equipes multidisciplinares para elaboração de projetos em diferentes formatos, tais como:
● eventos corporativos: a empresa pode planejar ações e casting para seus eventos internos, feiras, congressos, convenções, entre outras datas;
● marketing promocional: se a sua empresa precisa de ações de divulgação e relacionamento com clientes, pode contar com um fornecedor experiente para isso;
● ativação de marca: criar experiências e ações diferenciadas ajudam a aumentar a visibilidade da marca e gerar conexão com o público. Nesse sentido, podem ser realizados espaços instagramáveis com promotoras, ações com personagens, entre outras ideias.
Se a sua empresa vai inserir um produto no mercado e quer oferecer amostras dele, pode contar com a Moven’Go para produzir toda a ação para distribuição e degustação do produto.
Se a ideia é organizar um evento ou um estande que necessita de recepcionista, segurança, buffet, a empresa também pode ajudar! Concentrar a contratação de terceiros com um só fornecedor facilita o planejamento e a gestão do seu evento.
A Moven’Go ainda realiza ações promocionais como blitz, porta a porta e entrega de jornais. Sendo assim, se você planeja uma ação pontual para entregar panfletos ou quer entregar jornais em determinada região, pode contar com a empresa para isso!
Logística e gestão de terceiros
Feiras de negócios, eventos corporativos, plantões de vendas, eventos sociais, entre outros formatos, precisam de profissionais para recepção, limpeza, segurança, entre outras atividades.
Como os organizadores de evento, geralmente, não contam com esses profissionais em suas equipes, devem contratar um ou mais fornecedores para isso. Para ajudar nessa missão, a Moven’Go oferece serviços de casting para os seus clientes, realizando recrutamento, seleção, treinamento e gestão de equipes para diferentes tipos de eventos e áreas de atuação.
O casting da Moven’Go conta com promotoras, equipe de staff, profissionais para buffet e bar, entre outros. Dessa forma, não será necessário buscar diversos fornecedores para ter uma equipe completa para o seu evento.
Além da gestão de terceiros, a empresa oferece abastecimento de insumos para estandes e plantão de vendas; buffet e sinalização para eventos, como balões, bandeiras e setas. Isso facilita o planejamento e a produção de uma ativação de marca com promotoras, bandeiras e balões, por exemplo.
Diferenciais da MovenGo e áreas de atuação
Um dos diferenciais da Moven’Go é a supervisão dos terceirizados durante o evento ou ação, além de treinamento da equipe para garantir a execução de um bom trabalho. Dessa forma, a sua equipe não precisará se preocupar com a atuação dos contratados e poderá focar atenção em outros detalhes importantes no evento.
Áreas de atuação
A empresa atende diferentes segmentos e estilo de eventos, como ações em ponto de venda, ativação de marca e marketing promocional. Algumas atividades realizadas são:
● distribuição de amostras;
● degustação de produtos;
● lançamentos;
● ativação de campanhas.
São diversos tipos de ações e eventos, como ação de Dia das Mães para entrega de flores, ativação de marca com balões metalizados, entregas de brindes, blitz, ação com promotoras, bandeiras e perna de pau, entre outros projetos.
A empresa tem forte atuação no setor imobiliário, mas também atende outros segmentos como alimentício, automotivo, farmacêutico, eventos culturais e corporativos.
Como falamos anteriormente, ao escolher um fornecedor é fundamental avaliar a experiência e reputação dele no mercado para garantir qualidade no serviço ou item contratado. Nesse sentido, a Moven’Go conta com clientes reconhecidos no mercado e um portfólio de projetos que demonstram a sua experiência.
Agora que você já entendeu mais sobre o assunto, poderá contratar os melhores fornecedores para o seu evento!
Se você precisa de castings, planejamento de ações promocionais, entre outros serviços, não deixe de contar com a Moven’Go. São 20 anos de atuação no mercado de marketing promocional, com uma experiência que permite oferecer soluções personalizadas aos clientes, do casting à ativação, garantindo que tudo seja executado com profissionalismo, precisão e zelo.
Conte com a Moven’Go para o sucesso do seu evento ou ação. Entre em contato e solicite uma proposta!
