A princípio, realizar a organização de evento não é tarefa das mais fáceis, levando em conta todo trabalho de logística e o tempo investido ao longo do processo. Entretanto, você sabia que atualmente é possível contratar empresas especializadas, capazes de te auxiliar na preparação do seu evento do começo ao fim?!
Nesse texto falaremos sobre como terceirizar a organização de evento pode ser extremamente vantajoso na hora de reunir os seus clientes para uma confraternização de negócios.
O que é a terceirização de serviços?
Em suma, a terceirização de serviços é bastante simples e acontece quando uma instituição repassa a responsabilidade de serviços como recepção, segurança, organização de evento, limpeza, zeladoria, serviços gerais de manutenção e jardinagem (entre outros) para uma empresa especializada. Logo, todos esses profissionais não possuem vínculo empregatício junto à empresa contratante, apenas com a contratada.
Quando a terceirização de serviços vale a pena?
Acima de tudo, é preciso entender que a terceirização de serviços contribui fortemente para a divisão de responsabilidades. Em outras palavras, todas as funções e tarefas pertinentes à organização de evento passarão a ser gerenciadas pela empresa contratada, permitindo que o contratante consiga socializar com os convidados sem se preocupar com o andamento da convenção.
Além disso, a terceirização de serviços na organização de eventos passa a ser necessária quando o planejamento exige um toque mais profissional. Nesse sentido, veja que ao optar pela terceirização, todas essas funções passarão a ser executadas por colaboradores altamente capacitados, garantindo assim um serviço de qualidade e muito bem feito.
No próximo tópico falaremos sobre os principais benefícios de terceirizar a organização de eventos para que você consiga entender as importância dessa prática nos dia de hoje.
7 razões para terceirizar a organização do evento
Redução de custos
Ao exigir que seus funcionários trabalhem na organização do evento da sua empresa, você estará impedindo que eles executem suas tarefas diárias com precisão, bem como os manterá sobrecarregados.
Entretanto, esse não é o único problema. Veja que, por serem inexperientes nesse ramo e não possuírem conhecimentos técnicos para realizar essa função, pode ser que você acabe gastando muito dinheiro em razão da má gerência dos recursos. Contratação errada de fornecedores e a compra de materiais desnecessários são alguns dos exemplos.
Contratar um profissional da área é um investimento e não uma despesa
Conforme falado acima, transferir as responsabilidades da montagem de um evento para os seus colaboradores, pode acarretar uma série de problemas para a sua empresa – tanto com relação à parte financeira, quanto à qualidade do trabalho.
Por outro lado, o serviço especializado compensa as despesas e minimiza os custos, fazendo com que a contratação de um profissional expert na organização de evento corporativo não seja um gasto, e sim um investimento.
Profissionalização do serviço
De antemão, saiba que todo evento precisa ser planejado de forma única, já que cada um deles exige um planejamento logístico diferente. Desse modo, uma empresa perita na organização de evento poderá te auxiliar com consultorias pontuais abordando os seguintes pontos:
· Identificação do tipo de evento que mais se adequa ao escopo do seu projeto
· Determinar as ações mais viáveis seguindo o perfil do seu negócio
· Exceder as expectativas de todas as pessoas presentes no evento.
Vamos imaginar que existam dúvidas referentes a forma de recepcionar seus convidados, se com um brunch, um jantar, um coquetel ou até mesmo uma palestra. De acordo com as informações repassadas para a pessoa responsável pelo evento, será possível decidir qual a melhor opção sem que você precise se preocupar.
Não vale mais a pena realizar esses procedimentos com a equipe interna?
Antes de tudo, é preciso que você pense no seu quadro de colaboradores como um grupo de pessoas que foram contratadas com o objetivo de ajudar a sua empresa a atingir as metas e os desafios estabelecidos. Logo, colocá-los para gerenciar a organização de evento pode desviá-los o foco principal e trazer impactos negativos para o seu negócio.
Além disso, existem dispositivos legais que impedem que seus funcionários acumulem funções diferentes, podendo o descumprimento dessa norma gerar processos trabalhistas no futuro.
Economia de tempo
Um dos grandes benefícios provenientes dessa prática, fica por conta da quantidade de tempo economizado, afinal, todos os detalhes estratégicos da organização ficarão sob responsabilidade da empresa contratada.
Assim, por conhecerem os seus objetivos, os profissionais designados para estruturar e planejar sua conferência, poderão participar de encontros e reuniões com stakeholders – responsáveis pela locação, fornecedores e demais envolvidos – representando a sua companhia e os seus interesses.
Utilização de equipamentos de qualidade
Como se sabe, o mercado de eventos é extremamente amplo e dinâmico, com novas tecnologias e procedimentos sendo lançados a todo momento. Em vista disso, empresas que atuam nesse setor estão sempre se mantendo atualizadas, investindo em equipamentos de ponta e que realmente fazem a diferença.
Caso prefira, você ainda pode optar por contratar fornecedores exclusivos para cuidar de tarefas mais específicas. Por exemplo, se for preciso cuidar da microaspersão do ambiente, é recomendável trazer profissionais especializados no assunto e que possuam maquinários de primeira linha para desenvolver o trabalho.
Emprego de tecnologias atualizadas
Seguindo o que foi dito no tópico anterior, a implementação de tecnologias avançadas é uma das grandes preocupações dessas empresas. Dessa forma, quando você contrata uma mão de obra especializada para realizar o seu evento, você estará investindo em procedimentos tecnológicos recém lançados no mercado, atestando que tudo saia conforme estipulado no projeto.
Redução de erros e atrasos
Em síntese, mesmo que erros aconteçam, os profissionais incumbidos de planejarem seu evento estarão aptos a contornarem a situação da melhor maneira possível, solucionando contratempos e infortúnios em pouquíssimo tempo.
Além disso, essas empresas entendem a importância da entrega do projeto dentro do prazo estipulado em contrato. Logo, elas não medem esforços para garantir que tudo ocorra de acordo com as vontade dos seus clientes.
Foco e objetividade
Por fim, durante a realização do evento, sua equipe precisará se preocupar com outras atividades, como por exemplo a recepção de convidados, limpeza, atrações e etc.
Em contrapartida, a equipe terceirizada passará a direcionar suas atenções para a estruturação e montagem do evento, trazendo mais objetividade e segurança durante todas as etapas do processo.
Conclusão
A organização de evento, quando realizada por uma empresa especializada, tem muito mais chances de sucesso, considerando toda expertise empregada nos processos e o nível de qualidade dos profissionais designados.
Desse modo, evite sobrecarregar seus funcionários e delegue a responsabilidade de montar seu evento corporativo a quem realmente entende do assunto, já que somente dessa forma será possível assegurar a qualidade do serviço prestado e o bem estar de todos os presentes.
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