Um evento corporativo pode ter vários formatos, públicos e objetivos. Mas sejam quais forem eles, o que todos os participantes e organizadores esperam é vivenciar uma experiência única, relevante e agregadora, seja em termos de conhecimento ou de networking.

Afinal, nada mais chato do que reservar o seu tempo ou utilizar os recursos da empresa para algo que não some em nada no dia a dia de trabalho, não é mesmo?

De forma geral, os eventos corporativos são realizados para estreitar o relacionamento entre colaboradores, parceiros e clientes, desenvolver habilidades e conhecimentos ou divulgar alguma novidade relevante para a empresa ou o setor no qual ela atua.

Para além do objetivo específico do evento, é preciso ter sempre em mente que esse tipo de encontro é realizado entre pessoas que têm interesses em comum, mas que não se conhecem ou se conhecem de forma muito superficial.

Outro ponto importante é a noção de que uma má impressão causada por um evento problemático pode resultar em mal-estar dentro da empresa e até mesmo perdas para os negócios.

Por conta disso, planejar as atividades de forma minuciosa, atentar para todos os detalhes e contar com fornecedores de qualidade e confiança é fundamental para garantir que um evento corporativo realmente cumpra seu objetivo e seja memorável para todos os envolvidos.

Confira a seguir algumas dicas sobre o que não pode faltar em um evento corporativo de sucesso.

Tipos de evento corporativo

Um dos primeiros passos para organizar um evento corporativo é entender qual o formato em que o evento vai ser realizado. E isso vai depender diretamente do propósito e do tipo de conteúdo que se está pretendendo apresentar.

Congressos, feiras, palestras, workshops, treinamentos e lançamentos de produtos e serviços são alguns dos formatos possíveis para um evento corporativo.

Se estamos falando de um encontro para reunir empresas ou iniciativas com o intuito de discutir algumas temáticas ou apresentar o portfólio dos envolvidos, os congressos e feiras são o caminho mais indicado.

Já se a ideia é apresentar alguma novidade ou capacitar equipes e parceiros perante um produto ou serviço, os formatos de palestra, workshop e treinamento irão funcionar melhor.

Mas caso estejamos falando de um lançamento específico, cujo objetivo seja apenas divulgar um produto ou iniciativa, uma apresentação seguida de momentos de confraternização cumpre muito bem o objetivo.

Definir o propósito do evento e entender qual o formato que melhor se encaixa para atendê-lo deve ser, portanto, o pontapé inicial para a organização de todo o resto.

Feito isso, chegou a hora de completar o checklist a seguir para que tudo saia perfeito no seu evento corporativo:

1 – Data ideal

Quando pensamos em organizar um evento, a data pode parecer um item trivial e até bastante simples em relação aos demais detalhes que precisam ser atendidos. Mas a verdade é que existem períodos que são menos favoráveis para realizar eventos corporativos.

O final do mês é um dos momentos que deve ser evitado, já que costuma ser um período bastante desgastante para as empresas e seus colaboradores por conta das metas, objetivos e fechamentos que precisam ser realizados mensalmente.

Já a escolha de preparar o encontro durante um dia da semana traz problemas como a disponibilidade dos convidados, que muitas vezes estarão envolvidos em demandas obrigatórias da rotina e não poderão dispensá-las para comparecer ao evento.

Dessa forma, é preciso analisar a fundo a organização da empresa e dos convidados em questão, para que a data escolhida coincida com um momento de tranquilidade e disponibilidade da maioria dos participantes.

2 – Local adequado

Tendo em mente o formato em que o evento irá acontecer, é preciso buscar um local que atenda a todas as necessidades do que se está programando.

O lugar deve possuir suporte para todas as atividades do cronograma, desde espaço e infraestrutura para alimentação até os equipamentos de áudio e vídeo necessários para as apresentações e atrações programadas.

Por isso, antes de fechar o contrato é muito importante visitar e verificar tudo que a sede oferece, checando alguns itens como espaço disponível, acomodações (mesas, cadeiras, sofás), luzes, cozinha, banheiros, estacionamento e espaço externo.

A localização é outro ponto que deve ser observado com cuidado para facilitar o acesso e a logística dos participantes.

Por fim, mas não menos importante, os requisitos de segurança, como saídas de emergência, extintores de incêndio e alvará do Corpo de Bombeiros devem ser checados.

3 – Divulgação eficiente

Com a data e o local do evento definidos é hora de pensar na divulgação. O convite ideal é aquele que é feito com boa antecedência e que descreve exatamente quando o evento irá acontecer, quem estará presente, qual o objetivo do encontro e quanto tempo ele irá durar.

A divulgação também deve gerar curiosidade nos convidados, que precisam se sentir curiosos e empolgados para participar do evento. Um bom trabalho no visual do convite e a presença de teasers que antecipem o que está por vir, mas sem entregar tudo, fazem toda a diferença nessa hora.

Além do convite oficial, também é importante soltar pequenos lembretes sobre o evento, conforme a data for se aproximando, para que as pessoas não deixem o compromisso cair no esquecimento e se sintam instigadas a marcar presença.

4 – Atrações certas

Conhecer as atrações disponíveis no mercado e quais delas podem atender melhor o público-alvo do evento corporativo que está sendo realizado é o que diferencia um evento assertivo daquele que deixa a desejar.

Tão importante quanto oferecer experiências novas, no entanto, é ter certeza de que elas estão alinhadas com o perfil dos participantes e da empresa. Uma feira sobre tecnologia, por exemplo, terá atrações bem diferentes de um treinamento na área de estética.

5 – Alimentação de qualidade

Seja em forma de coquetel, buffet volante ou lanches individualizados, a alimentação precisa atender às necessidades dos convidados da melhor forma possível.

Comida fria, em pouca quantidade ou preparada com ingredientes de baixa qualidade pode causar uma má impressão entre os participantes.

Na hora de escolher o cardápio e o fornecedor, é primordial considerar o tempo de duração do evento, a dinâmica das atividades propostas e eventuais particularidades dos convidados.

Grandes movimentações em meio a uma palestra ou pratos que precisariam ser comidos à mesa servidos para um público que está de pé podem prejudicar toda a organização do evento.

Da mesma forma, esquecer de oferecer opções para quem possui alguma alergia ou intolerância, ou segue dietas veganas e vegetarianas, é um descuido inaceitável.

6 – Brindes marcantes

Levar para casa brindes diferenciados e que serão úteis no dia a dia é sempre motivo de satisfação para quem participa de um evento corporativo. Esse tipo de gesto gera comentários positivos e ainda faz com que os convidados continuem lembrando da empresa.

Sempre que o orçamento permitir, ir em busca de mimos que impactem os participantes e mostrem que a empresa valoriza os seus colaboradores e parceiros é uma aposta certeira para agradar. Carregadores portáteis, mouses, squeezes, necessaires, mochilas itens de papelaria e produtos para aliviar o estresse são excelentes opções.

Mas se a receita for mais enxuta também é possível se destacar nesse quesito. Canetas, copos e outros itens mais comuns podem ganhar charme e relevância se forem entregues de forma personalizada e atenciosa.

7 – Atendimento de excelência

Tão importante quanto garantir que todos os itens que listamos até aqui serão cumpridos é ter certeza de que os convidados do seu evento corporativo serão atendidos com excelência em todos os momentos, da recepção à despedida.

Equipes bem treinadas e preparadas para atender ao público agregam muito valor à experiência de qualquer evento corporativo.

Seus eventos corporativos têm atendido a esses requisitos? Lembrou de algum outro detalhe que não pode faltar? Conte para a gente aqui nos comentários e entre no site da MovenGo para acessar mais conteúdos como esse.