Comemorar uma grande conquista, celebrar o encerramento de um ciclo, lançar um novo produto ou proporcionar a troca de conhecimentos entre pessoas e empresas. Seja qual for o motivo de um evento, a expectativa de organizadores e convidados é sempre por uma experiência única e satisfatória – e é aí que a terceirização de serviços para eventos entra.

Conseguir realizar um evento memorável exige uma série de cuidados e responsabilidades para que tudo ocorra conforme o planejado.

Isso envolve pensar no melhor local, escolher as atrações certas, selecionar opções de comida que agradem a todos e garantir que tudo seja entregue e executado conforme o esperado.

Da divulgação até a resolução de imprevistos que podem acontecer no dia, as tarefas são extensas e é preciso muito compromisso e dedicação para que tudo corra bem. Afinal, nada pior do que planejar uma grande celebração e acabar oferecendo uma experiência negativa para os convidados, certo?

Uma das formas de garantir que tudo vai dar certo no seu evento é apostar na terceirização de serviços para eventos. Isso porque as empresas especialistas nesse tipo de negócio, como a Moven’Go, oferecem suporte para todas as etapas que envolvem a realização de um evento. E acredite, são muitas.

Nesse manual você vai ficar por dentro de todos os detalhes que precisam ser observados na hora de fazer um evento, do planejamento à execução. E mais do que isso, vai entender como funciona a terceirização de serviços para eventos e tudo que uma boa empresa do setor pode fazer por você.

Ficou interessado? Então continue lendo para saber mais e entender por que essa pode ser a opção perfeita para você e para o seu negócio.

Como funciona a terceirização de serviços para evento?

Terceirizar significa contratar um profissional ou uma empresa para realizar um determinado tipo de serviço dentro do processo produtivo da empresa contratante. Na prática, quer dizer que você irá delegar responsabilidades e funções específicas para terceiros, que serão encarregados por determinadas atividades.

No caso da terceirização de serviços de evento, você estará contratando uma empresa para cuidar de todos os detalhes que precisam ser atendidos. A empresa, por sua vez, será responsável por organizar todo o acontecimento, além de contratar os profissionais e serviços que irão fazer o evento acontecer.

Dessa forma, toda a correria e os eventuais imprevistos que poderiam ocorrer ao longo do caminho passam a ser de responsabilidade da empresa terceirizada. É ela que irá contatar fornecedores, atentar para os prazos e garantir que todos os serviços necessários sejam prestados da melhor forma possível.

Para quem contrata, portanto, a única responsabilidade passa ser aproveitar as atrações do evento. E os benefícios de terceirizar os serviços necessários para o seu evento não param por aí.

Principais vantagens de terceirar os serviços para o seu evento

O suporte que as empresas que trabalham com a terceirização de serviços para eventos oferece vai muito além da contratação de um serviço de buffet ou da recepção.

A experiência de empresas especializadas nesse ramo de atuação faz com que eventuais problemas e riscos sejam mapeados desde o início, evitando contratempos e garantindo que tudo saia dentro do planejado. Alguns dos principais benefícios da terceirização são:

• contato entre organização e profissionais facilitado;
• otimização do tempo;
• utilização de equipamentos de qualidade;
• redução de erros e atrasos;
• mais previsibilidade de custos, em comparação com contratações individuais;
• garantia de atendimento de qualidade aos participantes do evento;
• mais conforto e estrutura para os convidados;
• profissionais especializados e experientes em todas as áreas de atuação.

Itens necessários para um evento de sucesso

Um dos motivos pelos quais a terceirização de serviços para eventos se faz tão necessária e funcional é pelo alto investimento de tempo e disposição que o cuidado com todos os detalhes para o planejamento de um evento exige.

Contratar recepcionistas, promoters, garçons, cozinheiros, seguranças, manobristas e todos os outros profissionais necessários, não é uma tarefa fácil. E você sabe quais são todos os serviços que um evento de sucesso precisa ter? Confira os principais:

1 – Local

O local escolhido para o evento deve dispor de estruturas adequadas e oferecer todo o suporte para as atividades previstas no cronograma do evento.

Por isso, antes de fechar o contrato é muito importante verificar tudo que a sede oferece, checando alguns itens como espaço disponível, acomodações (mesas, cadeiras, sofás), luzes, cozinha, banheiros, espaço externo, estacionamento, itens de segurança (extintores de incêndio, saídas de emergência etc.) licenças e alvarás.

2 – Equipamentos de som, luz e vídeo

Embora não seja a primeira coisa que pensamos ao organizar um evento, o sistema de luz e som deve ser planejado com muita atenção.

No caso da luz, além de complementar a decoração, ela também irá trazer praticidade, harmonização e setorizar o evento. A luz adequada é responsável pela atmosfera do acontecimento, conseguindo transformar o espaço e valorizar os outros elementos visuais.

Já a música é o que vai manter o ambiente agradável, ditar o tom do evento e, se for o caso, manter uma pista de dança movimentada e agradável.

Quando pensamos em eventos corporativos, contar um bom sistema de exibição de vídeo é imprescindível para apresentar um produto ou novidade, ou para disponibilizar aos palestrantes.

Todos esses sistemas precisam ser programados e testados. E também é necessário que as pessoas que estarão presentes no dia do evento sejam treinadas e capacitadas para saber utilizá-los.

3 – Atrações

As atrações de um evento devem ser escolhidas conforme o público e o objetivo do que se está planejando. Bandas, palestrantes e convidados especiais devem estar alinhados com o perfil dos participantes e do que o proponente da celebração almeja.

Ir em busca das melhores atrações, fazer orçamentos, bater agendas e fechar um contrato benéfico para todas as partes exige tempo, organização e conhecimento de mercado.

Uma das vantagens da terceirização de serviços para eventos nesse quesito é que as empresas que atuam nesse setor possuem muitos contatos e têm um poder de barganha diferenciado para fechar o melhor negócio para seus clientes.

5 – Alimentação

Além de toda a infraestrutura básica que falamos até aqui, o cardápio é um item que merece muita atenção no planejamento de um evento e requer um conhecimento amplo sobre o que servir e quais as quantidades necessárias.

A alimentação costuma ser destaque em qualquer tipo de evento, e servir produtos de baixa qualidade ou que não atendam bem a todos os convidados pode ser um desastre e deixar uma péssima impressão entre os participantes.

Por isso, na hora de escolher o cardápio é fundamental contar com alguém que tem experiência com esse tipo de planejamento e que já conhece os melhores fornecedores de comida e bebida.

Alguns fatores que serão considerados incluem o tipo de comida, que pode ser temática, coquetel, buffet, finger food, a la carte ou até mesmo um coffee break.

A quantidade é outro ponto importante, pois deve atender a todos os convidados, ter uma margem de sobra para eventuais participantes de última hora e ainda evitar desperdícios.

O terceiro aspecto a ser observado é como a comida será servida, já que deve obedecer à dinâmica do evento para não atrapalhar as atrações previstas e oferecer o maior conforto possível para todos.

Por fim, é preciso ainda atentar para as particularidades dos convidados, considerando possíveis alergias alimentares e dietas especiais – veganas e vegetarianas, por exemplo.

6 – Segurança

Uma boa equipe de segurança é essencial para garantir o bem-estar e a proteção de todos os participantes. É ela que vai garantir que o público e as equipes envolvidas na produção do evento possam ficar tranquilos em relação a qualquer acontecimento anormal ou perigoso.

Esse tipo de equipe precisa ter um preparo específico. Em caso de brigas, por exemplo, ou de eventualidades com as estruturas do evento, é o grupo de segurança contratado que deverá garantir a resolução dos problemas

Esses profissionais, portanto, precisam ser muito bem treinados para agir sob pressão, sem fazer uso excessivo de força ou agir com truculência.

Ter boas referências e conhecer muito bem a empresa que se está contratando para cuidar da segurança de um evento é algo que a fornecedora responsável pela terceirização de serviços para eventos vai ter plenas condições de fazer por você

7 – Limpeza

Durante um evento as estruturas como banheiro, cozinha e a própria área de convivência precisarão ser limpas para manter a ordem e a higiene. Por conta disso, ter uma equipe capacitada e bem distribuída por ambientes e tarefas é crucial para não perder o controle da higienização.

A equipe de limpeza contratada deve realizar funções como recolher louças sujas e limpar as mesas, lavar todos os utensílios e louças, repor papel higiênico, sabonete e outros itens de banheiro, limpar o chão dos banheiros e vasos sanitários e manter limpos o hall de entrada e a área principal do evento.

Os profissionais contratados para essa função também devem ser cordiais, proativos e preparados para lidar com o público.

8 – Recepção

Receber os convidados, conduzi-los até as mesas ou setores corretos e garantir que todos estão sendo bem atendidos é o papel a ser desempenhado pela equipe de recepção de um evento.

Os convidados precisam se sentir bem-vindos e assistidos durante toda a realização do acontecimento. Algumas funções que deverão ser realizadas pela recepção são:

• recebimento dos convidados;
• credenciamento dos participantes;
• esclarecimento de dúvidas sobre o evento;
• venda ou divulgação de produtos, quando for o caso;
• resolução de problemas e imprevistos com os convidados.

Problemas e dificuldades que a terceirização de serviços para eventos pode evitar

Diante de tantos aspectos que precisam ser organizados e conduzidos, é muito comum que surjam problemas e dificuldades durante a realização do evento. Por mais bem planejada que a celebração tenha sido, incidentes podem acontecer e é preciso estar preparado para resolvê-los.

Algumas adversidades e desafios que surgem durante a realização de um evento incluem:

• panes técnicas com equipamentos multimídia, como microfones e equipamentos de imagem e som;
• atraso de convidados e palestrantes;
• apresentações e arquivos de palestrantes e convidados que não abrem;
• falhas nas estruturas contratadas, como gazebos, painéis, proteções e banheiros químicos;
• falta de logística para a retirada de resíduos e lixos;
• convidados extras que aparecem sem confirmação;
• adversidades climáticas como chuvas e temporais;
• quedas de energia ou falta de água;
• problemas com fornecedores de bebida, alimentação e outros serviços essenciais.

Diante de todos esses imprevistos, uma boa equipe contratada para a terceirização de serviços para eventos terá o preparo e a experiência necessários, apresentando as melhores soluções para continuar o evento da forma mais tranquila possível. Mas você sabe como escolher uma empresa de confiança?

Cuidados ao escolher uma empresa de terceirização de serviços para eventos

Conhecer a empresa contratante

Saber quem você está contratando para cuidar dos serviços do seu evento é muito importante. Sempre que possível contrate empresas através de indicações ou de uma boa avaliação própria.

Conversar com quem já acionou a empresa e pesquisar o site e as redes sociais da fornecedora lhe trará os subsídios necessários para fazer a melhor escolha.

Analisar a estrutura

Conhecer as estruturas e serviços que a empresa a ser contratada oferece também é muito importante. Isso porque, embora a fornecedora seja de qualidade, pode acontecer de ela não dar conta de um evento com muitos convidados, por exemplo.

Na hora em que estiver pesquisando a reputação da terceirizada, avalie também todos os serviços que ela oferece, quais as estruturas que disponibiliza ou pode contratar para você, e quais aspectos da lista que trouxemos anteriormente ela será capaz de atender.

Não adianta designar uma empresa para a terceirização de serviços para eventos se ela só puder auxiliar com a alimentação e a recepção, mas não conseguir administrar todos os outros itens indispensáveis.

Pesquisar preço x qualidade

Sabemos que o preço de um serviço é sempre um fator decisivo na hora da contratação, mas é preciso ter cuidado. Preços muito abaixo do mercado podem indicar má qualidade ou até mesmo fraude.

Na hora de fazer o orçamento com uma empresa para a terceirização de serviços para eventos, compare todas as terceirizadas que você pesquisou, colocando lado a lado todas as comodidades e serviços oferecidos e os valores.

Traçar a relação custo-benefício, garantindo que preço e qualidade estarão em equilíbrio, é a melhor forma de escolher a fornecedora ideal.

Marcar uma reunião presencial

Depois de pesquisar e ter certeza de que encontrou a empresa que você precisa, faça contato com os responsáveis e marque uma reunião presencial para conhecer quem estará prestando os serviços para você.

Pessoalmente é muito mais fácil fazer uma boa avaliação e essa reunião também pode incluir conhecer as estruturas e os funcionários da empresa. A partir daí, é só alinhar os objetivos do evento e deixar que a terceirizada cuide de todos os detalhes que falamos anteriormente.

Do primeiro dia de planejamento até o pós-evento, ela estará ao seu lado para lhe auxiliar e prestar a melhor assessoria possível.

Para saber como a Moven’Go atua na terceirização de serviços para eventos e conhecer de perto o nosso trabalho, acesse o nosso site e fale com as nossas equipes. Somos especialistas em logística e gestão de terceiros e estamos preparados para operar em feiras, eventos, plantões de venda e ações promocionais.