Realizar um evento de sucesso requer planejamento, organização e comprometimento em todas as etapas para que tudo saia conforme o esperado.

Atender os objetivos de quem está promovendo o evento e conseguir surpreender os convidados com uma experiência única é sempre um desafio, mas existem cuidados que facilitam o processo.

Contar com parceiros experientes e capacitados para executar todas as tarefas que envolvem um evento é o primeiro passo para garantir o menor número de imprevistos possíveis.

No entanto, existem fatores que não dependem somente da organização e que podem acabar acontecendo mesmo com o melhor dos planejamentos.

Nesses casos, contar com uma equipe experiente é ainda mais importante, já que resolver problemas de última hora pode ser a parte mais complicada da execução de um evento.

Quer descobrir quais são os imprevistos mais comuns e como a MovenGo pode resolvê-los? Confira a seguir:

Os principais imprevistos em eventos

Falta ou atraso do palestrante

Imprevistos no trânsito, voos que atrasam e problemas de saúde são alguns fatores que podem levar um palestrante ou convidado especial de um evento a faltar ou se atrasar para a ocasião.

Sabendo disso, sempre que o palestrante é da cidade onde o evento vai acontecer, a recomendação é que ele chegue no local pelo menos meia hora antes. Já no caso de convidados de fora, é preciso planejar a chegada para o dia anterior ao da apresentação e orientar a hospedagem em um local próximo do evento.

Além desses cuidados, deve-se sempre confirmar a presença dos convidados entre o agendamento e a execução do evento, bem como manter outros convidados e atrações em stand-by para o caso de uma falta inevitável do palestrante original.

Ter um plano B e manter a transparência com os participantes e organizadores, informando sobre eventuais alterações no programa do evento é imprescindível.

Equipamentos que não funcionam

Na hora de escolher o local onde o evento será realizado é necessário conhecer pessoalmente as estruturas e saber tudo que o lugar oferece. Isso inclui conferir as acomodações, estrutura elétrica, iluminação, som, banheiros, cozinha, estacionamento e ambiente externo.

Na maioria das vezes, os sistemas de som e outros equipamentos são terceirizados. Por isso, ter fornecedores de confiança, que entregam um serviço de qualidade, faz toda a diferença para garantir que os melhores equipamentos estarão à disposição.

Mesmo com todos esses cuidados, os dispositivos podem apresentar panes de última hora, e se a empresa que está organizando o evento não tiver uma alternativa na manga pode colocar tudo a perder.

Nessa hora, é fundamental ter deixado combinado com o fornecedor a disponibilidade de dispositivos em stand-by. Mais do que isso, é preciso contar com uma boa rede de fornecedores e parceiros de excelência para garantir que qualquer problema poderá ser contornado.

Antes do evento, todos os equipamentos deverão ser testados e a equipe que irá trabalhar no dia deverá ser treinada para manusear os aparelhos com antecedência.

Queda de energia

Assim como os equipamentos de som, vídeo e iluminação, o sistema de energia também pode apresentar problemas de última hora. E a falta de luz é um imprevisto que pode acabar com qualquer evento.

O uso de muitos dispositivos elétricos em um mesmo lugar é um dos fatores que pode sobrecarregar a rede elétrica. Outra possibilidade é que a rede municipal sofra algum tipo de problema, seja por conta de reparos programados ou imprevistos climáticos.

Por conta dessas situações, é imprescindível verificar se o local do evento possui gerador. Caso não tenha, é extremamente recomendado alugar um para o dia do evento.

Mas caso o orçamento não permita o aluguel preventivo, outras medidas podem ser tomadas para resolver o imprevisto e garantir mais tranquilidade no dia do evento.

Uma delas é ligar para a fornecedora de energia para checar eventuais cortes programados para a região onde o evento irá acontecer. A outra é entrar em contato com os fornecedores de gerador e deixá-los sob aviso. Assim, caso ocorra a falta de energia, não será preciso correr atrás de um fornecedor na última hora.

Número de participantes que ultrapassa o esperado

Na maioria dos eventos, quanto mais participantes confirmados, melhor para a empresa que está promovendo. Mas não é incomum que o número de convidados ultrapasse as expectativas da organização. E o que fazer quando um evento que esperava 200 pessoas acaba com 30 pessoas a mais?

Para evitar esse tipo de imprevisto, a orientação é sempre calcular e definir o número máximo de convidados que o local e o orçamento permitem. Depois disso, é preciso estipular uma data limite para que os convidados confirmem ou desmarquem sua presença no evento.

Se essas medidas não forem suficientes e o número de convidados ultrapassar o limite, é preciso contar com estrutura para lidar com esse imprevisto.

Por isso, o tamanho do local, o número de acomodações e a quantidade de comida e bebida sempre devem ser maiores do que o número de convidados.

É preciso calcular uma margem ideal para não desperdiçar, mas também não ser pego desprevenido. No caso das bebidas, por exemplo, sistemas de permuta são ideias para garantir um bom estoque e pagar apenas por aquilo que for utilizado.

Alimentação insuficiente ou de baixa qualidade

A alimentação de um evento costuma ser um dos pontos mais observados pelos convidados. Por isso, contratar um fornecedor especializado e reconhecido no ramo é fundamental para oferecer uma experiência de excelência aos convidados.

Bons fornecedores também conseguem calcular a quantidade de comida que será necessária e prever quantias extras caso seja necessário. Além de ingredientes de qualidade, existem outros fatores que devem ser observados na hora de contratar um fornecedor de alimentos. Dentre eles:

· possibilidade de combinar uma degustação para conhecer o cardápio;

· disponibilidade de opções veganas e vegetarianas;

· disponibilidade de opções para quem possui alergias e restrições alimentares;

· recomendações de outros clientes;

· profissionalismo no atendimento.

Mudanças climáticas bruscas

O clima é um dos fatores mais desafiadores para a organização de um evento, já que nunca é possível prevê-lo com exatidão.

Em um evento fechado, uma chuva dificilmente será um problema, mas uma chuva torrencial ou uma forte ventania em um evento ao ar livre podem arruinar uma programação inteira.

Se preparar para imprevistos é também se antecipar ao clima, conferir a previsão do tempo e deixar materiais de prontidão para adaptar ambientes abertos em caso de mudanças climáticas muito agressivas.

Diante de uma previsão do tempo problemática, remarcar o evento ou o local é uma possibilidade e deve ser aderida para garantir a segurança de todos os convidados.

Equipe de segurança mal treinada

Qualquer evento está sujeito a se tornar palco de uma briga ou confusão. E diante desse tipo de ocorrência, a equipe de segurança será colocada a prova. Ela precisará conter o problema sem usar agressividade ou desrespeitar qualquer convidado, já que isso tende a piorar a situação e pode gerar uma péssima repercussão para a empresa.

A primeira medida para evitar que isso aconteça é contar com bons profissionais, que sejam respeitados na área. Mas mais do que isso, é preciso orientar e conversar com os seguranças sobre as regras do evento e como eles deverão agir diante desse tipo de imprevisto.

A orientação deve ser para que sempre se resolva o problema com discrição, calma e sem truculência.

Falta de internet

É praticamente impossível pensarmos em oferecer um evento no qual os convidados não terão acesso à internet.

Mais do que garantir um serviço essencial aos participantes, que na maioria das vezes precisam se manter conectados, proporcionar uma internet de qualidade ajuda na divulgação do evento enquanto ele está acontecendo.

Estratégias de marketing como o uso de hashtags e locais para tirar fotos para o Instagram vão depender do funcionamento da internet, bem como o eventual acesso a materiais fornecidos pelos palestrantes.

Por tudo isso, a falta de internet ou dificuldade para conectar o wi-fi em um evento pode ser um imprevisto impactante. Certificar-se de que o local do evento possui o serviço e contratar um plano que contemple o número de participantes é indispensável.

Da mesma forma, ter alguns modens de internet móvel que possam ser utilizados em uma emergência também é importante. O nome da rede e a senha devem estar em local visível e disponível para todos, evitando que os convidados precisem acionar alguém em busca dessas informações.

Desorganização na equipe

Profissionais atrasados, desorganizados ou que não sabem muito bem o que estão fazendo podem complicar a gestão de um evento e dificultar a solução de eventuais imprevistos.

O cronograma do evento deve sempre prever equipes bem treinadas, com experiência no tipo de evento específico que está sendo organizado e capacitadas para lidar com os diferentes cenários que podem surgir.

Para garantir que a sua equipe irá prestar o melhor serviço possível, é sempre recomendado treiná-la e orientá-la sobre alguns pontos fundamentais, sendo alguns deles:

· o propósito do evento;

· qual a empresa responsável e o que ela faz;

· qual o tipo de público que estará presente;

· quais serão as principais atrações e em qual ordem;

· onde estão localizados os principais serviços (alimentação, banheiro, segurança etc.);

· onde ficam as saídas de emergência, extintores e outros dispositivos de segurança;

· o que a empresa que está promovendo o evento espera.

As medidas que devem ser adotadas contra imprevistos

Escolher os melhores fornecedores

Escolher os melhores fornecedores para todas os serviços que compõem o evento é um cuidado que garante o sucesso da organização. Empresas experientes costumam contar com ótimos fornecedores e parceiros para oferecer todos os serviços terceirizados de um evento:

· som e iluminação;

· alimentação e bebida;

· gerador de energia;

· decoração;

· brindes;

· fotografia;

· recepção.

Na hora de selecionar os fornecedores, apenas empresas e profissionais referenciados devem ser considerados. Isso porque, levando em conta somente os preços ou uma indicação vaga, a chance de acabar com um fornecimento ruim é altíssima.

Ficar de olho no relógio

Mesmo contando com bons fornecedores e seguindo um planejamento adequado, atrasos são muito comuns durante qualquer evento.

Conferir constantemente o andamento das entregas e instalações ajuda a evitar atrasos maiores e garante que tudo irá ocorrer dentro do prazo previsto.

Um checklist com as atrações e as estruturas que precisam ser montadas e utilizadas em cada momento do evento deve estar sempre em mãos e ser verificado com cuidado pelos responsáveis.

Traçar um bom plano de contingência

Como já comentamos anteriormente, a grande maioria dos imprevistos que acontecem em eventos podem ser facilmente contornados se a organização tiver um plano B.

Por isso, contar um bom plano de contingência, que considere tudo o que pode dar errado e quais serão as estratégias utilizadas para resolver os imprevistos é uma das formas mais eficientes de garantir o sucesso do evento.

Isso inclui planejar soluções para problemas de todas as ordens, desde a queda de energia elétrica até a exigência de documentos pela fiscalização.

Traçar soluções para esses imprevistos e preparar a sua equipe para saber o que fazer diante de cada um deles trará mais tranquilidade e garantirá o sucesso de qualquer evento.

Ter um responsável para gerenciar os imprevistos

Ao montar um plano de contingência, é fundamental treinar toda a equipe para lidar com imprevistos, especialmente aqueles que envolvem a segurança dos convidados e trabalhadores.

Mesmo com uma orientação geral, é muito importante nomear uma pessoa para chefiar tudo e ser a referência dos demais membros da equipe caso algum problema aconteça.

Essa pessoa deverá assumir as rédeas da situação de um problema e ter em mãos todos os contatos, contratos e checklists utilizados para a execução do evento. Assim, ficará centralizada nela a responsabilidade e a capacidade de resolver qualquer imprevisto.

São muitos os fatores que envolvem a realização de um evento de sucesso, não é mesmo? Para todos os imprevistos que citamos até aqui, a MovenGo tem experiência e equipe qualificada para resolver.

Nossas dicas são baseadas em experiências reais, que nos trouxeram todo o know-how necessário para lidar com qualquer tipo de imprevisto em eventos, sejam eles quais forem.

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